5 Steps to Success at International Trade Shows

2016.03.05マーケ,海外
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Trade Show participation is one of the ultimate ways to penetrate as well as increase success in a foreign market. As great as the potential positive effects are for one’s business, as great are the chances of near zero effect if the right steps are not taken. Trade Fairs are a costly undertaking as they are both expensive and time consuming. Let us highlight some very important aspects to help you in making your next international trade fair participation a great success.

”海外市場での成功を目指すうえで、トレードショーへの参加(出展)は極めて重要な方法のひとつです。しかし、どんなに素晴らしい可能性を秘めた商材も、正しい手順を踏まなければ極めて厳しい結果となるでしょう。展示会への出展は費用と時間のかかる大きなプロジェクトです。
本記事では、海外の展示会出展で成功を収めるために重要なポイントを、弊社の経験を基に手順に沿って説明します。”

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1. CHOICE IN VENUE

Every potential success story starts with the right choice of trade fair. This seems obvious but there have been many trade fair participations by companies which simply put were bad choices of venue – wrong target group, wrong match in industry and geographic focus. Those are costly mistakes which should really be avoided at all cost. With a little bit of research, the right venues can be found.

Once the right venue has been pinpointed, it is of the utmost important to try and get as good a spot in the house as possible. There have been many cases of overall well visited and successful trade fairs which happened to be complete disasters for some exhibitors only because their booths were stuck in some dead end alley that had very little traffic. It is not always possible to have much control over booth location but it is vital to check booth allocation carefully and if necessary try to negotiate with the organiser for a better spot. 

”1.出展会場/場所の選定
展示会の成功は正しい選択から始まります。一見すると当たり前のようですが、過去多くの企業がこの選択を誤り失敗しています。ターゲティングや業界のミスマッチ、会場の地理的な問題など、これらを誤ってしまうとその失敗を取り返すには相応の費用が必要となり、割の合わない高価な失敗となってしまいます。
このようなミスは少しの研究・調査で回避することができるでしょう。

主旨に合った展示会を選定できた後、会場内の適切な場所へブースを展開することが重要です。
いかに業界で有名な展示会への出展であっても、ブース場所が非常に不利である場合は訪問者が少なく、それをコントロール術はありません。展示会選定とブース選定の失敗は後の戦略や戦術では取り戻せない致命的な失敗となるでしょう。
会場へ訪れる人の導線や量をしっかりと把握し、条件の良いブースの割り当てを主催者側と交渉することが大事です。”

 

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2. PROMOTION

Some of the potential success of a participation in a fair is not fully predictable beforehand. However, much of it can be influenced by the proper preparation and promotion, even before the fair opens their doors. One important element of the overall promotional activities is making your participation known to your parties of interest. This means sharing your participation and trade fair details via social media channels but also through more traditional means like mailings and phone calls. Make sure all your current and potential clients know about the event ahead of time so they can arrange a visit.

The other part of the promotional activities are aimed at having the best marketing tools ready to be used at the fair. From brochures to video material, samples, gifts, bags and other novelty items, make sure you spend enough time deciding on the proper promotional materials, their preparation and best possible execution within your budget. It is important to localise your local promotional tools according to the language and culture of the market you are targeting and where the fair is being held. Trade fairs are very compressed events where you have to be focused in your promotion for most efficient results.

”2.プロモーション
展示会出展における成功を事前に予測することはできません。しかし、開催日までに行う適切な準備とプロモーションによって可能性を大きく拓くことができます。
その一つに、潜在的に、直接的に関心を持つターゲット郡へ展示会参加を促すことです。SNS上で配信するだけでなく、郵送や電話等、従来のアナログ手法を用いながら貴社の出展と展示会の詳細を案内します。まずはブースへ足を運んでもらう母数を増やさなければ、貴社がアプローチする機会は一向に増やすことはできないでしょう。


そして最高のマーケティングツールを準備することも大切なプロモーション活動です。
商品紹介の動画(PV)、WEBサイト、配布するパンフレットやノベルティなどの販促物を制作する予算を確認し、可能な限りパフォーマンス効果の高いものを用意します。

これらは、展示会が開催される市場の言語や文化に適合した「ローカライズ」された販促ツール作りで、展示会後の販促活動でも活用することとなり、良い結果を得る為には計画的且つ入念なコンセプトワークが肝要となるでしょう。”

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3. CONNECTION

The connecting part happens at the actual trade fair. By now a lot of time and money has gone into the most efficient preparation you could manage. Unfortunately, by the time the trade fair starts many exhibitors are already very tired after weeks of preparation and sometimes very strenuous international travels. However, only having those fews days, make sure that you do not miss out on potential business because your booth is not staffed at all times or because you don’t have enough people. Only too often one wanders past booths that are not staffed or where company representatives don’t have a friendly and welcoming attitude. This literally can translate into painfully lost business opportunities.

Remember, as you are on foreign soil, if you or your staff is not in good command of the language of that particular market, try to have qualified interpreters helping you out to make valuable connections. Brochures and printed materials are excellent helpers, the best connections, though, are still made face to face, with the least degree of misunderstandings as possible. From our experience, many companies do not screen interpreters well and do not have professionally localised materials. Ensuring that all localisations are checked by native speakers for cultural and grammatical correctness as well as instructing interpreters on your business will do wonders in achieving smooth communication during usually very busy trade fair venues. Getting your message across swiftly with a friendly attitude avoiding costly misunderstandings – your ticket to a successful trade fair participation.

”3.商談
集客やツール制作等の事前準備に追われ非常に疲れていることが予想されますが、展示会初日から数日間の会期中は成果を発揮しビジネスチャンスを掴む商談の場となります。
おそらく、多くのスタッフを常時ブース配備することは企業のリソース上難しいことかと思われます。ブースで訪問者と対峙するスタッフはまさに企業の顔、会社の代表としての役割を自覚し友好的に努めなければなりません。疲れや焦りから非友好的な態度をとってしまい訪問客を逃がしてしまうことが無いよう心掛けます。

もし、貴社のスタッフでは十分な多言語対応ができない場合は、特定市場・特定言語を通訳できる専門者の助けを借りて下さい。
弊社の経験上、多くの企業は単に英語を話すことのできる自社スタッフに対応させたり、専門性のない一般的な通訳者(日本人)へアウトソーシングしています。

ローカライズされた販促ツールはもちろん商談の場で活躍しますが、展示会への訪問者は非常に忙しく、短い時間の中で正しくコミュニケーションを実現させるには現地文化理解や文法の適切さなどの背景が繊細に影響します。
理想的には、販促ツール制作に携わったネイティブ翻訳者が通訳を兼ねるのが、貴社製品・サービスを深く理解していることから、ブレなく情報を伝達するのに適しているでしょう。
測定可能な言語能力だけで計ることのできない繊細なミスコミュニケーションが存在します。あくまで、外国の土の上にいることを忘れないでください”

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4. FOLLOW-UP

Your busy and hopefully exciting days at the trade fair are over. The overall feedback to your product and/or service offering was hopefully very positive and your business card box is filled to the hilt with new potential customers and partners. Turning these potential opportunities into real business will depend on the quality of your follow-up. Don’t lose the momentum by following up in a timely fashion while your contacts are still fresh and remember you. During the fair it is always good practice to jot down important details about the newly made connection on their business card including a summary of the most important points of your conversation. This makes referring to your conversation easy during follow-up, creates an instant rapport and increases the chances of a successful follow-up leading to a potential business opportunity.

Don’t hesitate to engage a local partner in the specific market to help you with your follow-ups. If you are lacking knowledge of that market’s culture and language, your local partner will be able to better judge the potential customer’s real intentions and help in facilitating the creation of a trusted base.

”4.フォローアップ
忙しい展示会が終わり、うまくいけばあなたの名刺入れのポケットは新しい潜在顧客、新しいパートナーで溢れているでしょう。
しかし、そのたくさんの名刺を活かし実際のビジネス上の成果を生み出すことは今後のフォローアップの質に依存します。会期中に名刺交換をした相手との会話で最も印象的だったポイントや相手企業の詳細を書き留めておくことをお勧めします。フォローアップのきっかけや対象者の持つデマンドへの回答を用意することにも役立ちます。

くどいようですが、フォローアップにも現地パートナーの活用を躊躇しないでください。継続的なコミュニケーションと信頼が必要な場面で、その市場の文化や言語知識が不足している場合は、現地パートナーは潜在的な顧客の意図や要望を判断し、信頼関係の醸成促進に役立ちます。”

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5. NEGOTIATION

All your hard work has paid off – you have received new orders or are sitting at the negotiating table to settle on the important parameters of your new working relationship. You have come this far so many aspects must have gone right until now. Just as in the follow-up phase it can be advantageous to work with a local partner in the specific country or region to smoothen the overall negotiation.

We as Kawaji Sogeisha have visited, coordinated visits and taken part ourselves in many international trade fairs. If you need any help with the above steps, we will be happy to share our experiences and help you along the way to a successful trade fair participation overseas.

”5.交渉
展示会でのワークが終わり、フォローアップもスムーズにいくと顧客からの注文や新規取引の条件整理を話し合う交渉のテーブルについています。
これまでに、海外市場での新規取引先を開拓するため非常のたくさんの側面から、現地市場に適合したプレゼンテーションを行ってきました。
交渉の場に至るプロセスで欠かせなかったのは現地市場・文化の理解と、ローカライズを基にした販促戦略です。

弊社では多くの現場へコーディネーターとして参加し、様々な国と国際展示会へ訪問しています。販売戦略、現地パートナー、販促ツールのローカライズ、ネイティブによる通訳などで助けが必要な場合はお問い合わせ下さい。
我々の経験を共有しスタンダードな手順に沿った支援をさせて頂きます。”

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この記事の投稿者

TJ Bruder

TJ Bruder Berlin Office

ベルリンオフィス責任者。
広告デザインや写真技術の教養を活かし制作業界で15年の経験を積み、Textilwirtschaft, JNC, Link Magazine, BBB Bulletin等、ヨーロッパの有力な雑誌のエディターを務める。日本、ヨーロッパの架け橋となるべく2013年川路蒼藝舎の事業へ参画した。日本企業のプレゼンテーションアドバイス、サプライヤーリサーチ、現地アテンドを担当。使用言語はドイツ語、オランダ語、英語、日本語。

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